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Muchas personas hacen uso de internet para conectarse con amigos y familiares, mientras que otros lo usan por motivos profesionales. Sea por la razón que sea, puedes estar en la necesidad de saber cómo organizar un evento virtual y nosotros te vamos a dar una serie de consejos para que logres hacerlo con éxito.

Los eventos virtuales son eventos que se llevan a cabo a través de internet, y que en función de la finalidad de los mismos puede que se pueda acceder por invitación, transmisiones públicas, conferencias online con pases pagados, eventos informales, etcétera.

Este tipo de eventos tienen lugar en plataformas muy diversas como Twitter, Instagram…, en donde es posible conectar con la audiencia a través de un chat de vídeo o una llamada de voz. Además, cada vez hay más plataformas virtuales especializadas para conferencias y seminarios web.

La gran ventaja de organizar eventos virtuales es que es algo muy económico, al no requerir de ningún espacio físico para celebrarlo. Además, puedes hablar con una audiencia global desde tu propio hogar.

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Organizar un evento virtual es muy frecuente, y es que se pueden emplear para fines muy diversos, por lo que es muy importante que si lo vas a organizar lo hagas de la manera adecuada con el objetivo de conseguir los mejores resultados que sean posibles para hacer que tu evento virtual sea todo un éxito.

Este tipo de eventos pueden consistir en conferencias de todo tipo de, ya sea de asuntos relacionados con el mundo de la tecnología, de la nutrición, de la belleza… debiendo por lo tanto abrir la mente y ser creativo a la hora de poder afrontar este tipo de acciones que pueden llegar a repercutir de forma muy positiva en marcas y negocios.

Consejos para organizar un evento virtual

Organizar un evento virtual puede llegar a ser una tarea muy tediosa, pero gracias a los consejos que te vamos a dar te resultará más sencillo poder conseguir la mejor experiencia:

Establece tus objetivos

Antes de comenzar a planificar la agenda de tu evento virtual o elegir la mejor plataforma de eventos virtuales debes tener muy claro tus objetivos. Para ello deberás establecer una serie de objetivos reales, asegurándote que todo el equipo trabaje en el mismo sentido y tenga claro lo que debe hacer para que el proyecto en cuestión se pueda llevar a cabo con las mayores posibilidades de éxito.

Elige una plataforma

Existen muchas plataformas que ofrecen diferentes características y que, en función de tu tipo de evento, pueden ser más o menos adecuadas. No debes tomar la decisión a la ligera, sino que debes valorar sus pros y contras en cada una de ellas y encontrar aquella plataforma que se adapte perfectamente a lo que estás buscando y necesitas para tu evento virtual.

Elige el momento adecuado

Debes tener en cuenta el número de personas que podrán asistir a tu evento virtual y sus características, es decir, si están o no en diferentes zonas horarias y cuánto tiempo se necesita para las preguntas y respuestas de los usuarios.

Promociona tu evento virtual

No debes planear que la audiencia llegue por sorpresa a tu evento virtual. Será fundamental que te asegures de promocionar tu evento virtual con una anticipación suficiente para que los asistentes sepan cuando está sucediendo y cómo pueden participar.

Debes aprovechar tus redes sociales, así como la publicidad orgánica y de pago para tratar de promocionar lo máximo posible el evento virtual. Además, debes tratar de hacer una campaña que esté pensada para seducir al mayor número de personas y que así puedan llegar a formar parte de tu evento.

La promoción es clave, ya que de poco te servirá prepararlo todo muy bien si luego no tienes audiencia a la que dirigirte.

Fija una agenda clara con oradores y calendarios

Es importante que desarrolles una agenda clara con los oradores y los calendarios para que los asistentes puedan conocer toda la información con respecto al evento y se puedan animar a ser parte de tu evento virtual. Proporciona una agenda clara con los horarios claramente marcados y que incluya los enlaces relevantes al respecto.

El conocer el calendario y horarios del evento virtual será clave para que los participantes puedan planificar con anticipación

Moderadores

Debes asegurarte el contar con suficientes moderadores disponibles durante un evento virtual en el caso de que las cosas se salgan del control. Es importante que sepas que en internet hay claros riesgos de que haya personas que no sean educadas y para que no moleste al resto de participantes, por lo que es necesaria la presencia de moderadores que velen porque todo transcurra de la manera correcta y que todo el mundo se encuentre

Haz partícipe a tu audiencia

La audiencia no necesita en un evento virtual tener que hacer frente a una conferencia de una hora, pero sí se encontrará más activa y animada a participar en el caso de que reciba una planificación de actividades que les permitan participar, conversando entre los propios participantes y también haciendo preguntas a los anfitriones, de forma que se logra una retroalimentación que es fundamental. Además, así la audiencia se sentirá más cercana a los ponentes y podrá disfrutar aún más del evento virtual que prepares.

Haz frente a los problemas

Es posible que haya dificultades técnicas a las que tengas que hacer frente, ya sea por problemas de audio, de vídeo…., por lo que es importante considerar utilizar más de una plataforma para poder reaccionar rápidamente en el caso de que haya algún tipo de problema de funcionamiento.

Seguimiento e informe

Además de lo anterior debes asegurarte de comunicarte con los participantes del evento virtual para hacerles saber cómo pueden obtener acceso a las grabaciones del evento a posteriori, lo que les ayudará a mejorar su experiencia con el evento virtual.

Una vez que finalice el evento, deberás tomarte un tiempo para conectarte a tu equipo y repasar que funcionó y qué no. De esta forma, debes estar mejor preparado para el siguiente evento virtual.

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