Một trong những lợi thế lớn của các doanh nghiệp trực tuyến là họ cung cấp cho chúng tôi khả năng phục vụ khách hàng thông qua trang web hoặc cửa hàng trực tuyến 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần, miễn là họ đang hoạt động.
Theo cách này, không nhất thiết phải có cơ sở mở hoặc nhân viên có sẵn tại chỗ, điều không thể bỏ qua đối với cơ sở vật chất. Ngoài ra, nhờ sự tiến bộ của công nghệ, chúng tôi có nhiều lựa chọn thú vị hơn, chẳng hạn như dịch vụ khách hàng thông qua WhatsApp, ứng dụng nhờ đó chúng tôi có thể nhận yêu cầu từ khách hàng một cách thoải mái và tức thì.
Tuy nhiên, ngay cả khi bạn cung cấp phương tiện liên lạc này cho khách hàng của mình, có thể xảy ra trường hợp bạn không có mặt tại một số thời điểm nhất định, điều này có thể khiến bạn thậm chí còn thú vị hơn khi có khả năng kích hoạt một người trả lời tự động để xác nhận việc nhận được tin nhắn và thông báo về thời gian khả dụng. Trong suốt bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích cách tạo trả lời tự động cho WhatsApp, cho dù bạn sử dụng ứng dụng cho các thiết bị có hệ điều hành Android hay nếu bạn đang sử dụng thiết bị đầu cuối có hệ điều hành iOS.
Cách tạo trả lời tự động cho WhatsApp trên Android
Trước hết, chúng tôi sẽ giải thích cho bạn cách tạo trả lời tự động cho WhatsApp từ một thiết bị đầu cuối Android. Tuy nhiên, bạn nên biết rằng từ ứng dụng tiêu chuẩn của ứng dụng nhắn tin tức thời, không thể tự động hóa bất kỳ loại phản hồi nào. Nếu bạn muốn định cấu hình phản hồi tự động, bạn sẽ phải sử dụng các ứng dụng bên ngoài hoặc sử dụng WhatsApp Business, tùy chọn dành cho doanh nghiệp và chuyên gia.
Trong trường hợp bạn có thiết bị đầu cuối Android, có một số ứng dụng mà bạn có thể sử dụng cho mục đích này, như trường hợp của Trả lời tự động cho WhatsApp -> Trả lời tự động. Để sử dụng nó, bạn sẽ phải làm theo các bước mà chúng tôi sẽ trình bày chi tiết dưới đây.
Trước tiên, bạn sẽ phải tiếp tục tải xuống ứng dụng này, mà bạn sẽ chỉ phải truy cập kho ứng dụng Google Play. Đi đến cửa hàng và tải xuống ứng dụng AutoResponder cho WhatsApp - Trả lời tự động.
Để ứng dụng hoạt động chính xác, bạn sẽ phải cho phép bạn đọc thông báo. Chỉ khi đó anh ấy mới biết khi nào bạn nhận được tin nhắn và sẽ có thể thực hiện trả lời tự động.
Trong quá trình cài đặt, nó sẽ yêu cầu bạn cho phép để làm như vậy. Bấm vào chấp nhận và tiếp tục bước tiếp theo. Nếu điều này không xảy ra, hãy chuyển đến cài đặt thông báo và cấp quyền theo cách thủ công.
Tiếp theo bạn sẽ phải thêm tin nhắn của bạn, mà bạn sẽ chỉ phải nhập ứng dụng và tạo quy tắc đầu tiên của mình để có thể gửi trả lời tự động. Đối với điều này, bạn phải viết tin nhắn, đó sẽ là câu trả lời mà người dùng sẽ tự động nhận được khi họ muốn kết nối với bạn từ kênh này.
Sau đó, bạn sẽ phải chọn tùy chọn Todasđể phản hồi của bạn sẽ được gửi đến bất kỳ tin nhắn nào bạn nhận được. Cuối cùng bạn sẽ phải chọn loại người dùng. Để chọn một trong những bạn muốn đăng ký, bạn có ba tùy chọn: cá nhân, nhóm hoặc cả hai.
Trong trường hợp thứ hai, nếu bạn đang sử dụng phiên bản miễn phí của ứng dụng, bạn chỉ có thể kích hoạt trả lời tự động cho cá nhân. Tương tự như vậy, bạn có phiên bản trả lời tự động cho WhatsApp Pro, bạn có thể định cấu hình nó cho các nhóm, cũng như sử dụng các chức năng nâng cao khác cũng được kích hoạt thông qua phương thức này.
Làm theo các bước sau, bạn sẽ thấy mình có khả năng tạo trả lời tự động cho WhatsApp, có một số lượng lớn các ứng dụng và lợi thế, có thể thực hiện giao tiếp với khách hàng tiềm năng và khách hàng.
Cách tạo trả lời tự động cho WhatsApp trên iOS
Trong trường hợp bạn đang sử dụng thiết bị di động có hệ điều hành iOS, tức là iPhone, bạn nên biết rằng bạn chỉ có thể sử dụng trả lời tự động với Kinh doanh WhatsApp. Do đó, không có ứng dụng nào trong Apple App Store cho phép chúng tôi tạo phản hồi tự động trong phiên bản thông thường của ứng dụng nhắn tin tức thời.
Tuy nhiên, khi có thể sử dụng kênh này để hỗ trợ dịch vụ khách hàng cho các công ty và doanh nghiệp, thì rất có thể nếu bạn đã tiến xa đến mức này thì rất có thể bạn sẽ thích phương thức này. Trong mọi trường hợp, chúng tôi sẽ giải thích cách tạo trả lời tự động trong WhatsApp Business cho IOS, đặc biệt để cấu hình hai loại thông báo, chào mừng và vắng mặt.
Trước tiên, bạn phải đi đến Thành lập công ty từ tài khoản WhatsApp Business của bạn, từ đó bạn sẽ có quyền truy cập vào tất cả các cài đặt của nó. Nếu bạn đi đến phần Công cụ nhắn tin Bạn sẽ thấy rằng có hai tùy chọn khác nhau mà bạn có thể chọn: Tin nhắn vắng mặt y Thông điệp chào mừng. Cả hai tùy chọn đều là những gì chúng tôi sẽ sử dụng để kích hoạt trình trả lời tự động của bạn và công thức năng suất.
Tiếp theo bạn phải chọn tin nhắn chào mừng. Loại tin nhắn này là những gì một người sẽ nhận được chỉ trong lần đầu tiên họ liên hệ với doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể sử dụng nó để giới thiệu công ty của bạn với anh ấy, tặng một món quà chào mừng hoặc mời anh ấy đăng ký nhận bản tin của bạn, cũng như tạo một số loại nội dung đặc biệt.
Về việc lựa chọn tin nhắn vắng mặt, đây là một loại thông báo khác có nhiều chức năng hơn loại trước để có thể cấu hình. Một lần kích hoạt thông báo vắng mặt Bạn sẽ phải làm theo các bước mà chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn dưới đây:
- Trước hết bạn phải chọn thời gian để gửi trả lời tự động. Bạn luôn có thể gửi chúng hoặc chọn một thời gian cụ thể, chẳng hạn như những giờ không có người tham gia hỗ trợ.
- Tiếp theo bạn sẽ phải chọn kiểu người nhận tin nhắn của bạn. Tốt nhất là chọn tùy chọn Tất cả, do đó bạn sẽ đảm bảo rằng bạn không để lại bất kỳ tin nhắn nào chưa được trả lời.
- Vậy thì bạn phải viết tin nhắn của bạn, mà bạn phải thêm phản hồi mà bạn muốn gửi cho những người liên hệ với bạn tại thời điểm bạn đã định cấu hình. Bạn phải đảm bảo rằng bạn có thể bao gồm khoảng thời gian tối đa mà bạn có thể liên hệ với những người này.
Khi kích hoạt trả lời tự động trong WhatsApp, bạn sẽ tìm thấy một ứng dụng nhắn tin tức thì cung cấp giải pháp để mang lại trải nghiệm người dùng với thương hiệu hoặc công ty của bạn. Ngay cả khi bạn không đưa ra phản hồi ngay lập tức trong một số trường hợp, bạn sẽ thông báo về tình trạng sẵn có của mình và sẽ thể hiện cam kết đáp ứng nhu cầu của người dùng.
Do đó, bạn nên nhớ rằng nếu bạn có kênh hỗ trợ hoặc dịch vụ khách hàng, thì điều đó rất nên làm. Chăm sóc cả khách hàng và khách hàng tiềm năng nên là một trong những ưu tiên của bất kỳ doanh nghiệp nào.
Điều rõ ràng là WhatsApp là một ứng dụng nhắn tin tức thì có nhiều khả năng khi có thể đối mặt với các câu hỏi của khách hàng tiềm năng. Bằng cách này, chúng tôi tìm thấy khả năng cung cấp dịch vụ khách hàng chất lượng cho người dùng, cải thiện trải nghiệm của họ với công ty hoặc doanh nghiệp.